Hàng tồn kho là gì? 10 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Trong hoạt động kinh doanh, hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì quá trình sản xuất và cung ứng hàng hóa. Nhưng hàng tồn kho là gì và tại sao quản lý hàng tồn kho lại là một yếu tố quan trọng trong thành công của một doanh nghiệp? Hãy cùng Xe nâng Thiên Sơn tìm hiểu về khái niệm hàng tồn kho là gì và 10 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong bài viết này.

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho (Inventory) là tất cả những nguồn lực dự trữ mà một doanh nghiệp sở hữu nhằm đáp ứng cả nhu cầu hiện tại và tương lai. Đây không chỉ là các sản phẩm hoặc hàng hóa mà công ty sản xuất để bán, mà nó còn bao gồm các thành phần quan trọng như nguyên vật liệu, linh kiện, công cụ dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất. Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc liên kết giữa quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.

Hàng tồn kho cũng được xem là một phần quan trọng của tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, chiếm tỷ trọng đáng kể, có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh. Quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự suôn sẻ của quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Hàng tồn kho thường được phân loại thành 4 loại chính như sau:

• Thành phẩm: Những sản phẩm đã hoàn thành toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất, sẵn sàng để được bán ra thị trường.
• Bán thành phẩm: Những sản phẩm đã hoàn thành một phần công đoạn sản xuất, nhưng chưa đạt đến giai đoạn hoàn chỉnh. Chúng có thể là kết quả của một số công đoạn sản xuất ban đầu hoặc đang chờ giai đoạn cuối cùng để trở thành thành phẩm.
• Nguyên liệu thô: Các nguyên liệu hoặc chất liệu sử dụng trong quá trình sản xuất cơ bản hoặc tạo ra các sản phẩm. Các ví dụ điển hình gồm thép, dầu, ngô, ngũ cốc, xăng, gỗ, tài nguyên rừng, nhựa, khí đốt tự nhiên, than đá, các loại khoáng sản khác…
• Nguồn vật tư: Các vật liệu và tài nguyên cần thiết trong quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm, nhưng không trực tiếp cấu thành thành phẩm. Chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy móc, dầu mỡ, nhiên liệu, bóng đèn, các vật liệu khác…

10 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Trong phần cuối của bài viết, Xe nâng Thiên Sơn sẽ giới thiệu đến các bạn 10 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, dễ áp dụng nhất.

Sắp xếp hàng tồn kho theo một cách khoa học

Để đảm bảo sự thuận tiện và hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho, các bạn nên áp dụng các phương pháp sắp xếp hàng hóa sau đây:

• Phân loại và sắp xếp theo khu vực phù hợp: Mỗi loại vật tư/hàng hóa nên được phân loại, lưu trữ trong các khu vực phù hợp trong kho. Điều này giúp dễ dàng trong việc xuất nhập kho, kiểm tra hàng tồn, tránh các vấn đề như nhầm lẫn hay mất cắp hàng hóa. 
• Sử dụng phương pháp sắp xếp cố định: Trong phương pháp này, mỗi mặt hàng được gán một vị trí cố định, được hiển thị rõ ràng. Ưu điểm của phương pháp này là dễ dàng và nhanh chóng trong việc xác định vị trí của hàng hóa. Phương pháp này tốn diện tích, không phù hợp cho các kho hàng nhỏ với lượng hàng lớn và mức độ luân chuyển thường xuyên.
• Áp dụng phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt: Trong phương pháp này, không có sự cố định về vị trí lưu trữ cho mặt hàng nào. Thay vào đó, tất cả các vị trí được đánh ký hiệu và được hiển thị trên sơ đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm diện tích tối đa. Tuy nhiên, việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng có thể đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.

Xác định mức độ tồn kho cho từng sản phẩm

Mức tồn kho tối thiểu là số lượng tối thiểu của sản phẩm cần có trong kho đảm bảo luôn sẵn sàng cung cấp cho khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định thời điểm và số lượng hàng hóa cần nhập thêm. Mức tồn kho tối đa là số lượng tối đa của sản phẩm trong kho để tránh mua quá tay hoặc nhập về nhiều hơn cần thiết. Mức tồn kho lý tưởng là mức tồn kho tối thiểu.

Mức tồn kho sẽ khác nhau tuỳ thuộc vào từng sản phẩm, mức độ bán hàng và thời gian giao nhận hàng. Để thiết lập mức tồn kho cần phân tích, nghiên cứu và đưa ra quyết định. Ngoài ra, mức tồn kho tối thiểu và tối đa có thể thay đổi theo từng giai đoạn, do đó cần theo dõi, kiểm tra, điều chỉnh định kỳ trong năm để xác định mức tồn kho phù hợp với từng thời điểm.

Nguyên tắc nhập trước thì xuất trước (FIFO)

Nguyên tắc nhập trước xuất trước (First-In, First-Out – FIFO) là một nguyên tắc quan trọng trong quản lý hàng tồn kho, đặc biệt được áp dụng cho các sản phẩm dễ hư hỏng như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm… Nguyên tắc FIFO được sử dụng để quản lý nguồn hàng, đảm bảo giá trị hàng hoá được quản lý tốt hơn, đặc biệt là khi hàng hoá có nguy cơ hết hạn, bị bào mòn hoặc bao bì dễ bị hỏng theo thời gian.

Theo nguyên tắc FIFO, hàng hóa được xuất kho theo thứ tự nhập vào trước tiên, nghĩa là hàng hóa được nhập vào sớm nhất sẽ được xuất ra trước. Điều này đảm bảo rằng hàng hoá không bị lưu trữ quá lâu trong kho, giúp giảm nguy cơ hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc mất giá trị. Bằng cách áp dụng nguyên tắc này, doanh nghiệp có thể đảm bảo sự cân nhắc chính xác về thời gian nhập hàng mới và thời điểm xuất hàng để duy trì chất lượng và giá trị của hàng hoá.

Đặt thứ tự ưu tiên 

Các loại hàng hoá hoặc vật tư khác nhau sẽ có thời hạn sử dụng, yêu cầu chất lượng, giá trị và tần suất bán hàng khác nhau. Vì vậy, cần thiết lập một thứ tự ưu tiên để xác định mức độ quan trọng và sự chú trọng đối với từng loại sản phẩm. Ví dụ, có thể sử dụng thứ tự ưu tiên ABC như sau:

A: Sản phẩm có giá trị cao và tần suất bán hàng thấp.

B: Sản phẩm có giá trị và tần suất bán hàng trung bình.

C: Sản phẩm có giá trị thấp và tần suất bán hàng cao.

Dựa trên thứ tự ưu tiên này, các sản phẩm thuộc nhóm A đòi hỏi sự chú ý đặc biệt và theo dõi thường xuyên, vì chúng có ảnh hưởng đáng kể đến tài chính của doanh nghiệp. Các sản phẩm thuộc nhóm C, với tác động tài chính nhỏ hơn và tần suất bán hàng cao, có mức độ chú ý ít hơn.

Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp

Trong quá trình kinh doanh, sẽ có những sản phẩm được bán chạy và những sản phẩm bán chậm hơn. Do đó, quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp là rất quan trọng để có thể giải quyết tình huống như trả lại hoặc đổi các sản phẩm bán chậm để thay thế bằng các sản phẩm khác bán chạy hơn, mở rộng không gian lưu trữ và khắc phục tình trạng quá tải.

Sự linh hoạt và sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa hiệu suất kinh doanh. Việc xây dựng mối quan hệ lâu dài và tin cậy với nhà cung cấp có thể đem đến các cơ hội hợp tác trong tương lai. Điều này có thể mở ra cánh cửa cho các ưu đãi đặc biệt, giá cả cạnh tranh hơn và sự ưu tiên trong việc cung cấp hàng hoá.

Mã hóa vật tư / hàng hóa

Trong mọi ngành nghề, các doanh nghiệp đều cần thực hiện quá trình mã hóa vật tư/hàng hóa để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Điều này là cần thiết vì một sản phẩm có thể được gọi bằng nhiều tên khác nhau, vì vậy việc chuẩn hóa mã sẽ giúp tránh trùng lặp và sai sót. Quá trình mã hóa vật tư/hàng hóa phụ thuộc vào nhiều yếu tố như mức độ chi tiết của yêu cầu quản lý thông tin, thói quen của người sử dụng, cơ chế kiểm soát việc sử dụng mã hóa…

Không thể có một bộ mã hóa khoa học phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp, mà các doanh nghiệp sẽ phải tự xác định yêu cầu quản lý và đặc tính của sản phẩm để quyết định tính khoa học của bộ mã hóa. Việc lựa chọn bộ mã hóa phù hợp là quan trọng để đảm bảo tính chính xác, linh hoạt và hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho.

Dự báo 

Một phần quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là khả năng dự đoán chính xác cung cầu trên thị trường. Để thực hiện điều này, có một số yếu tố quan trọng cần được xác định, bao gồm:

• Xu hướng thị trường: Điều này đòi hỏi theo dõi và phân tích các xu hướng, sự thay đổi và yếu tố ảnh hưởng đến thị trường để hiểu rõ hơn về tình hình hiện tại và dự đoán các xu hướng tương lai.
• Tốc độ tăng trưởng: Xác định tốc độ tăng trưởng của thị trường và doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng trong dự báo. Sự tăng trưởng có thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tăng trưởng dân số, thay đổi thói quen tiêu dùng, sự phát triển kinh tế và các yếu tố khác.
• Đơn hàng đảm bảo: Đánh giá các đơn hàng đang có và dự đoán các đơn hàng trong tương lai cũng cần được xem xét. Sự đảm bảo đơn hàng đúng lúc và đúng số lượng có thể ảnh hưởng đáng kể đến dự báo cung cầu.
• Thời vụ: Thời vụ và tình trạng kinh tế nói chung của một quốc gia hoặc khu vực có thể có ảnh hưởng lớn đến dự báo cung cầu.
• Chương trình khuyến mãi và kế hoạch quảng cáo: Các chương trình khuyến mãi và kế hoạch quảng cáo có thể tác động đáng kể đến cung cầu trên thị trường. Việc dự đoán và tính toán tác động của các hoạt động này là quan trọng để xác định dự báo cung cầu.

Ứng dụng công nghệ thông tin

Trong thời đại phát triển công nghệ, việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý hàng tồn kho là cần thiết để giảm chi phí nhân lực và thời gian kiểm tra hàng hóa. Các ứng dụng tiêu biểu bao gồm sử dụng máy quét mã vạch để thực hiện các hoạt động như kiểm hàng, nhập và xuất vật tư/hàng hóa, cũng như sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi tình trạng hàng hóa trong kho, cảnh báo mức tồn kho tối đa, tối thiểu…

Ngoài ra, việc sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý hàng tồn kho cũng tạo điều kiện thu thập dữ liệu và phân tích thông tin quan trọng về hoạt động kho hàng. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu cùng với đó là cải thiện hiệu suất hoạt động chung.

Lập kế hoạch dự phòng

Cần xác định và thực hiện các kế hoạch dự phòng hợp lý để tránh tình trạng hàng tồn quá nhiều hoặc thiếu hụt quá mức. Để đưa ra kế hoạch dự phòng hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Đánh giá và dự đoán nhu cầu: Xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu hàng hóa, bao gồm xu hướng tiêu dùng, sự kiện đặc biệt, chiến dịch quảng cáo, và các yếu tố thị trường khác. Dự đoán nhu cầu sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị trước và đưa ra kế hoạch phù hợp.
• Lập kế hoạch nhập hàng: Dựa trên dự đoán nhu cầu và tình trạng hàng tồn kho hiện tại, xác định số lượng hàng hóa cần nhập và thời gian nhập hàng. Đảm bảo rằng quá trình nhập hàng được tiến hành đúng kế hoạch để tránh tình trạng hàng thiếu hụt.
• Phân bổ lưu lượng hàng hóa: Xác định các kênh phân phối và điểm bán hàng phù hợp để phân bổ lưu lượng hàng hóa một cách hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng hàng hóa được phân phối đều và đúng địa điểm, tránh tình trạng hàng tồn chất đống tại một số điểm và thiếu hụt tại các điểm khác.
• Áp dụng chính sách ưu đãi: Đưa ra các chính sách ưu đãi như giảm giá, khuyến mãi, hoặc gói sản phẩm để thúc đẩy doanh số của các mặt hàng khác. Điều này giúp cân đối và tăng cường sự phân phối hàng hóa trong kho.
• Theo dõi và điều chỉnh: Theo dõi tình trạng hàng tồn kho và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết trong kế hoạch dự phòng. Điều này đảm bảo rằng kế hoạch luôn được điều chỉnh và tối ưu hóa theo tình hình thực tế.

Kiểm kê thường xuyên

Thực hiện kiểm kê định kỳ là một phương pháp quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Thông thường, kiểm kê được phân thành các dạng sau:

• Kiểm kê vật lý: Đây là quá trình đếm số lượng hàng tồn kho một cách toàn diện, thường được thực hiện vào cuối năm để liên quan đến kế toán và nộp thuế thu nhập của doanh nghiệp. 
• Kiểm kê tại chỗ: Đây là quá trình chọn một sản phẩm cụ thể và kiểm kê số lượng của nó, sau đó so sánh kết quả với số lượng thực tế. Kiểm kê tại chỗ thường được thực hiện để xác định việc hàng hóa này có được bán chạy hay không. 
• Kiểm kê theo chu kỳ: Thời gian kiểm kê hàng tồn kho được lên kế hoạch một cách đầy đủ và cụ thể, ví dụ như theo từng quý, nửa năm hoặc theo quy ước của doanh nghiệp. 

Hy vọng rằng qua bài viết này của Xe nâng Thiên Sơn, bạn đã hiểu rõ hơn về khái niệm hàng tồn kho là gì và nhận được thông tin hữu ích về 10 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Việc áp dụng những phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tạo ra một hệ thống quản lý hàng tồn kho chặt chẽ và hiệu quả, đồng thời đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công trong thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.